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Datenschutzerklärung

Stand: 4. August 2026

Einleitung

Die RelationFlow Ltd. („wir" oder „uns") betreibt die Plattform RelationFlow und verarbeitet dabei personenbezogene Daten. Die rechtlichen Grundlagen hierfür ergeben sich insbesondere aus der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), dem Telekommunikation-Digitale-Dienste-Datenschutz-Gesetz (TDDDG) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG).

Diese Datenschutzerklärung informiert Sie gemäß Art. 12 bis Art. 14 DSGVO darüber, welche Daten wir erheben, zu welchen Zwecken wir sie nutzen und auf welcher Rechtsgrundlage die Verarbeitung erfolgt. Sie umfasst insbesondere:

Darüber hinaus enthält diese Datenschutzerklärung Informationen über Empfänger Ihrer Daten (Ziffer 3), Übermittlungen in Drittländer (Ziffer 4), die Speicherdauer (Ziffer 5), Ihre Rechte (Ziffer 6 und 7), die Bereitstellung von Daten (Ziffer 8) und automatisierte Entscheidungen (Ziffer 9).

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

RelationFlow Ltd.
Anthypolochagou Georgiou M. Savva 26
Office 1-2
8201 Paphos, Zypern (CY)

E-Mail: support@relationflow.io
Vertreten durch: Leonard Schmedding (Director)

2. Datenverarbeitung im Einzelnen

2.1 Technische Bereitstellung der Website

Beim Besuch unserer Website werden automatisch technische Informationen erhoben, die Ihr Browser an unseren Server übermittelt. Diese Zugriffsdaten sind für die technische Bereitstellung der Website erforderlich und umfassen insbesondere:

Diese Daten werden in Server-Log-Dateien gespeichert und dienen ausschließlich der technischen Bereitstellung und Sicherheit der Website. Eine Zusammenführung mit anderen Datenquellen oder eine Auswertung zu Marketingzwecken findet nicht statt.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO (berechtigtes Interesse an der technischen Bereitstellung und Sicherheit der Website).

Speicherdauer: Die Server-Logs werden für maximal 7 Tage gespeichert und anschließend automatisch gelöscht.

Hosting-Anbieter: Unsere Website wird bei Cloudflare, Inc. gehostet. Unsere App wird bei Vercel Inc. gehostet.

2.2 Cookies und Tracking-Technologien

Unsere Website und Plattform verwendet Cookies und ähnliche Technologien. Cookies sind kleine Textdateien, die auf Ihrem Gerät gespeichert werden.

a) Technisch notwendige Cookies

Diese Cookies sind für den Betrieb der Website und Plattform erforderlich. Sie ermöglichen grundlegende Funktionen wie die Anmeldung und Session-Verwaltung. Ohne diese Cookies kann die Plattform nicht ordnungsgemäß funktionieren.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO (berechtigtes Interesse) sowie § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG.

b) Analyse-Cookies

Mit Ihrer Einwilligung setzen wir Analyse-Tools ein, um die Nutzung unserer Website und Plattform zu verstehen und zu verbessern.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO (Einwilligung).

c) Marketing-Cookies

Mit Ihrer Einwilligung setzen wir Marketing-Tools ein, um Ihnen relevante Werbung anzuzeigen und die Wirksamkeit unserer Kampagnen zu messen.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO (Einwilligung).

d) Verwaltung Ihrer Einstellungen

Beim ersten Besuch unserer Website werden Sie über ein Cookie-Banner gefragt, welche Cookies Sie zulassen möchten. Sie können Ihre Einstellungen jederzeit über den Link „Cookie-Einstellungen" im Footer der Website ändern oder Ihre Einwilligung widerrufen.

2.3 Kontaktformular

Auf unserer Website bieten wir ein Kontaktformular an, über das Sie mit uns in Verbindung treten können. Bei der Nutzung des Kontaktformulars werden folgende Daten erhoben:

Zusätzlich werden beim Absenden des Formulars Ihre IP-Adresse sowie Datum und Uhrzeit erfasst.

Wir verwenden diese Daten ausschließlich zur Bearbeitung und Beantwortung Ihrer Anfrage sowie für eventuelle Rückfragen. Eine Weitergabe an Dritte erfolgt nicht, es sei denn, dies ist zur Bearbeitung Ihrer Anfrage erforderlich.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen), soweit Ihre Anfrage auf einen Vertragsschluss abzielt, ansonsten Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO (berechtigtes Interesse an der Beantwortung von Anfragen).

Speicherdauer: Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Bearbeitung Ihrer Anfrage nicht mehr erforderlich sind, es sei denn, gesetzliche Aufbewahrungspflichten stehen dem entgegen.

2.4 Newsletter

Wir bieten die Möglichkeit, einen Newsletter zu abonnieren, über den wir Sie über Neuigkeiten, Produktupdates und relevante Inhalte informieren.

a) Anmeldung

Für die Anmeldung zum Newsletter nutzen wir das Double-Opt-In-Verfahren. Das bedeutet: Nach Ihrer Anmeldung erhalten Sie eine E-Mail mit einem Bestätigungslink. Erst wenn Sie diesen Link anklicken, wird Ihre Anmeldung abgeschlossen. Ohne Bestätigung werden Ihre Daten automatisch gelöscht.

Bei der Anmeldung speichern wir:

b) Newsletter an Bestandskunden

Wenn Sie bei uns ein Produkt erworben oder eine Dienstleistung gebucht haben, können wir Ihre E-Mail-Adresse für Informationen über ähnliche Angebote nutzen, sofern Sie dem nicht widersprochen haben.

Rechtsgrundlage: § 7 Abs. 3 UWG i.V.m. Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO (berechtigtes Interesse).

c) Inhalt und Analyse

Der Newsletter kann Informationen über unsere Produkte, Dienstleistungen und relevante Branchenthemen enthalten. Wir behalten uns vor, die Öffnungs- und Klickraten des Newsletters zu messen, um unsere Inhalte zu verbessern.

d) Abmeldung

Sie können den Newsletter jederzeit abbestellen. Einen Abmeldelink finden Sie am Ende jedes Newsletters. Alternativ können Sie uns eine E-Mail an support@relationflow.io senden. Nach der Abmeldung werden Ihre Daten gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen.

Rechtsgrundlage (für Anmeldung): Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO (Einwilligung).

2.5 Social Media

Wir unterhalten Unternehmensseiten in verschiedenen sozialen Netzwerken, um über unsere Produkte und Dienstleistungen zu informieren und mit Ihnen in Kontakt zu treten. Auf unserer Website verlinken wir auf diese Auftritte.

a) Welche Netzwerke wir nutzen

b) Datenverarbeitung beim Besuch unserer Unternehmensseiten

Wenn Sie unsere Unternehmensseiten besuchen, werden personenbezogene Daten durch den jeweiligen Plattformbetreiber verarbeitet. Dazu können gehören: IP-Adresse, Profilinformationen, Interaktionen mit unseren Inhalten sowie Informationen zu Ihrem Nutzungsverhalten.

Die Plattformen stellen uns anonymisierte Statistiken über die Nutzung unserer Unternehmensseiten zur Verfügung (z.B. Reichweite, Interaktionen). Wir haben keinen Zugriff auf die zugrundeliegenden personenbezogenen Daten.

c) Gemeinsame Verantwortlichkeit

Für bestimmte Verarbeitungen (insbesondere die Erstellung von Seitenstatistiken) sind wir gemeinsam mit den Plattformbetreibern verantwortlich im Sinne von Art. 26 DSGVO. Die Plattformbetreiber haben hierfür entsprechende Vereinbarungen bereitgestellt:

Ihre Betroffenenrechte können Sie sowohl gegenüber uns als auch gegenüber den jeweiligen Plattformbetreibern geltend machen.

d) Datenschutzinformationen der Plattformen

Weitere Informationen zur Datenverarbeitung durch die Plattformbetreiber finden Sie in deren Datenschutzrichtlinien:

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO (berechtigtes Interesse an der Kommunikation mit Interessenten und Kunden sowie der Analyse und Optimierung unserer Online-Präsenz).

2.6 Vertragsabwicklung und Kundenbeziehungen

Im Rahmen der Registrierung, Bestellung und Nutzung unserer Dienstleistungen verarbeiten wir personenbezogene Daten unserer Kunden.

a) Welche Daten wir erheben

Bei der Registrierung und Bestellung erfassen wir:

b) Zwecke der Verarbeitung

Wir verarbeiten diese Daten für:

c) Zahlungsabwicklung

Die Zahlungsabwicklung erfolgt über unseren Zahlungsdienstleister Stripe (Stripe Payments Europe Ltd.). Ihre Zahlungsdaten werden direkt von Stripe erhoben und verarbeitet. Wir haben keinen Zugriff auf vollständige Kreditkartendaten. Weitere Informationen finden Sie in der Datenschutzerklärung von Stripe:stripe.com/de/privacy

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO (Vertragserfüllung und vorvertragliche Maßnahmen).

Speicherdauer: Wir speichern Ihre Daten für die Dauer der Vertragsbeziehung sowie darüber hinaus gemäß den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten (bis zu 10 Jahre nach Handels- und Steuerrecht).

2.7 Nutzung der Plattform

Bei der Nutzung unserer Plattform RelationFlow werden personenbezogene Daten verarbeitet.

a) Welche Daten bei der Nutzung anfallen

Bei der Nutzung der Plattform verarbeiten wir:

b) Weitergabe an KI-Anbieter

Um Ihre Anfragen zu verarbeiten, werden Ihre Eingaben (Prompts) an die jeweiligen KI-Anbieter übermittelt:

Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich auf europäischen Servern. Laut den Nutzungsbedingungen der Cloud-Anbieter werden Ihre Daten nicht für das Training von KI-Modellen verwendet.

c) Speicherdauer

Nach Vertragsende werden Ihre Daten innerhalb von 30 Tagen gelöscht.

d) Unterscheidung nach Kundentyp

Privatkunden (Single-User): Wenn Sie die Plattform als Privatperson nutzen, sind wir der Verantwortliche für die Verarbeitung Ihrer Daten.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO (Vertragserfüllung).

Geschäftskunden (Enterprise): Wenn Sie die Plattform als Mitarbeiter eines Unternehmens nutzen, das Ihnen den Zugang bereitgestellt hat, ist dieses Unternehmen der Verantwortliche für die Verarbeitung Ihrer Daten. Wir handeln dann als Auftragsverarbeiter im Sinne von Art. 28 DSGVO.

In diesem Fall wenden Sie sich für Fragen zur Datenverarbeitung und zur Wahrnehmung Ihrer Betroffenenrechte bitte an Ihren Arbeitgeber.

2.8 Pay-as-you-go (PAYG)

Wenn der Owner eines kostenpflichtigen Account-Bereichs (Starter, Pro, Max oder Enterprise) das Pay-as-you-go-Modell aktiviert und ein Pre-paid-Guthaben auflädt, verarbeiten wir hierfür ergänzend zu den Daten der allgemeinen Vertragsabwicklung (Ziffer 2.6) folgende Daten:

a) Welche Daten wir verarbeiten

b) Zwecke der Verarbeitung

c) Empfänger

Topup-Zahlungen werden über unseren Zahlungsdienstleister Stripe (Stripe Payments Europe Ltd.) abgewickelt. An Stripe werden ausschließlich die für den Zahlungsvorgang notwendigen Daten übermittelt. Wir haben keinen Zugriff auf vollständige Zahlungsdaten.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO (Vertragserfüllung) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. c) DSGVO (Erfüllung steuer- und handelsrechtlicher Pflichten).

Speicherdauer: PAYG-Ledger-Einträge werden für die Dauer der Vertragsbeziehung sowie darüber hinaus für die Erfüllung handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten (bis zu 10 Jahre) gespeichert. Der aktuelle Guthabensaldo wird bis zur vollständigen Verbrauch oder bis zur Vertragsbeendigung geführt.

2.9 Voicely-Bundle und Cross-Account-Verknüpfung

Mit ausgewählten Plan-Tiers und Launch-Angeboten der Plattform RelationFlow ist das in Ziffer 8.11 der AGB beschriebene Voicely-Bundle verbunden. Die Plattformen RelationFlow und Voicely werden beide von derselben verantwortlichen Stelle, der RelationFlow Ltd., betrieben. Eine Übermittlung Ihrer Daten an einen externen Dritten findet zur Bundle-Aktivierung nicht statt.

a) Welche Daten wir verarbeiten

b) Zwecke der Verarbeitung

c) Verantwortlichkeit innerhalb der RelationFlow Ltd.

Da RelationFlow und Voicely beide unter der Verantwortlichkeit der RelationFlow Ltd. betrieben werden, handelt es sich bei der Cross-Account-Verknüpfung nicht um eine Übermittlung an einen Dritten, sondern um eine Verarbeitung innerhalb derselben verantwortlichen Stelle. Die in beiden Plattformen geltenden Datenschutzhinweise sind insoweit konsistent zu lesen.

d) Datenfluss zu Stripe

Sämtliche Stempel-Einlösungen und etwaige automatisch verlängerte Voicely-Tarife (Ziffer 8.11 lit. d der AGB) werden über den Zahlungsdienstleister Stripe (Stripe Payments Europe Ltd.) abgewickelt. Stripe verarbeitet hierfür die für die Zahlungsabwicklung notwendigen Daten gemäß seiner eigenen Datenschutzerklärung.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO (Vertragserfüllung) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO (berechtigtes Interesse an einer sauberen Cross-Plattform-Provisionierung und an der Vermeidung von Doppel-Berechnungen).

Speicherdauer: Stempel-Datensätze werden für die Dauer der Vertragsbeziehung mit RelationFlow aufbewahrt und nach Ablauf etwaiger handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten gelöscht. Die einer Bundle-Aktivierung zugeordnete Voicely-Subscription-ID wird so lange gespeichert, wie sie für die Vertragsabwicklung beider Plattformen benötigt wird.

2.10 Gesetzliche Pflichten

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten, soweit dies zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten erforderlich ist. Dazu gehören insbesondere handels- und steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten (z.B. für Rechnungen und Vertragsunterlagen).

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. c) DSGVO (Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung).

Speicherdauer: Bis zu 10 Jahre gemäß §§ 238, 257 HGB und § 147 AO.

2.11 Rechtsdurchsetzung

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten, soweit dies zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist. Dies umfasst auch die Abwehr oder Verfolgung von Straftaten.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO (berechtigtes Interesse an der Durchsetzung und Verteidigung unserer Rechte).

Speicherdauer: Bis zum Ablauf der gesetzlichen Verjährungsfristen (in der Regel 3 Jahre, in Ausnahmefällen bis zu 30 Jahre).

2.12 In-App Support & Bildschirmfotos

Innerhalb der App können Sie über „Hilfe & Feedback“ eine Support-Anfrage senden. Dabei verarbeiten wir Ihre Nachricht sowie technische Diagnose-Daten (Browser, Betriebssystem, aktuelle Seite, App-Version, letzte Fehlermeldungen, Account-ID und Rolle). Diese Diagnose-Daten werden vor dem Senden clientseitig um sensible Inhalte bereinigt.

Bildschirmfotos:Optional können Sie Screenshots anhängen. Diese werden in einem privaten Speicher (Supabase Storage, Bucket „support-attachments“) abgelegt, sind ausschließlich für unser Support-Team über zeitlich befristete, signierte Links zugänglich (max. 3 Dateien, je max. 5 MB, Formate PNG/JPG/WebP) und werden automatisch nach 90 Tagen gelöscht. Bitte machen Sie keine Passwörter oder personenbezogenen Daten Dritter in Screenshots sichtbar.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO (Bearbeitung Ihrer Support-Anfrage) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO (berechtigtes Interesse an einer effizienten technischen Fehlerbehebung).

Empfänger: Supabase Inc. (Speicherung der Bildschirmfotos, siehe Ziffer 3) und Resend Inc. (Versand der Support-Mail an unser Team mit zeitlich befristeten, signierten Links — die Bilddaten selbst werden nicht an Resend übermittelt, siehe Ziffer 3). Technische Diagnose-Daten (ohne Bildinhalte) können zusätzlich an Sentry übermittelt werden (siehe Ziffer 3).

Speicherdauer: Bildschirmfotos werden nach 90 Tagen automatisch gelöscht. Den Inhalt Ihrer Anfrage bewahren wir auf, solange dies zur Bearbeitung erforderlich ist.

2.13 Terminbuchung (Calendly)

Für die Buchung persönlicher Termine (z. B. für ein Demo- oder Analysegespräch) nutzen wir den Dienst Calendly des Anbieters Calendly LLC, 1315 Peachtree St NE, Atlanta, GA 30309, USA. Das Buchungs-Widget wird erst geladen, wenn Sie im Anmeldeprozess aktiv zur Terminauswahl gelangen; beim bloßen Aufruf unserer Website werden keine Daten an Calendly übertragen.

Bei der Buchung verarbeitet Calendly die von Ihnen eingegebenen Daten (Name, E-Mail-Adresse, gewählter Termin, ggf. weitere Angaben) sowie technische Daten (IP-Adresse, Browser-Informationen). Calendly setzt dabei Cookies, die für die Bereitstellung der Buchungsfunktion erforderlich sind.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO (Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen bzw. Terminvereinbarung auf Ihre Anfrage) sowie § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG für technisch erforderliche Cookies.

Drittlandübermittlung: Calendly LLC hat ihren Sitz in den USA und ist unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert (Art. 45 DSGVO).

Speicherdauer: Ihre Buchungsdaten speichern wir, solange dies für die Durchführung des Termins erforderlich ist. Weitere Informationen finden Sie in der Datenschutzerklärung von Calendly.

2.14 Partnerprogramm-Bewerbung

Auf unserer Website können Sie sich über ein Formular für unser Partnerprogramm bewerben. Dabei erheben wir folgende Daten:

Zweck: Wir verwenden diese Daten zur Prüfung Ihrer Bewerbung und zur Anbahnung der Partnerschaft. Die Unternehmensanschrift und die USt-IdNr. erheben wir bereits im Rahmen der Bewerbung, um im Fall einer Zusammenarbeit die Provisions-Abrechnung vorbereiten zu können; für die reine Prüfung Ihrer Bewerbung werden sie nicht ausgewertet.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen auf Ihre Anfrage).

Empfänger: Die Daten werden in unserer Datenbank gespeichert (Supabase Inc., siehe Ziffer 3) und für die Bestätigungs-E-Mail an unseren E-Mail-Dienstleister übermittelt (Resend Inc., siehe Ziffer 3).

Speicherdauer: Kommt keine Partnerschaft zustande, löschen wir Ihre Bewerbungsdaten, sobald sie für die Bearbeitung nicht mehr erforderlich sind. Im Übrigen gelten die Fristen aus Ziffer 5.

2.15 Anmeldung zum Live-Training

Über unsere Website können Sie sich für unser wöchentliches Live-Training anmelden. Dabei erheben wir Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse, den von Ihnen gewählten Starttermin sowie Ihre Antworten auf zwei Fragen zu Themenschwerpunkt und Teamgröße.

Zweck: Wir verwenden diese Daten, um Ihnen den Zugang zum Live-Training bereitzustellen und die Inhalte auf die Interessen der Teilnehmenden auszurichten.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO (Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen auf Ihre Anfrage).

Empfänger: Die Anmeldedaten werden in unserer Datenbank gespeichert (Supabase Inc., siehe Ziffer 3).

Kalendereintrag: Im Anschluss an die Anmeldung können Sie den Termin als Kalenderdatei (.ics) herunterladen. Diese Datei wird auf unserem eigenen Server erzeugt, es werden dabei keine Daten an Dritte übermittelt.

Durchführung über Google Meet: Das Live-Training selbst findet über Google Meet statt, einen Dienst der Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. Erst wenn Sie dem Meeting beitreten, verarbeitet Google die dafür erforderlichen Daten (unter anderem IP-Adresse, Geräte- und Browser-Informationen, der von Ihnen angezeigte Name sowie Audio- und gegebenenfalls Videodaten während der Teilnahme). Die Teilnahme ist freiwillig, Kamera und Mikrofon können Sie deaktiviert lassen.

Drittlandübermittlung: Google Ireland Limited kann Daten an die Google LLC in den USA übermitteln. Google LLC ist unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert (Art. 45 DSGVO).

Speicherdauer: Ihre Anmeldedaten speichern wir, solange dies für die Durchführung der Live-Trainings erforderlich ist. Weitere Informationen zur Verarbeitung durch Google finden Sie in der Datenschutzerklärung von Google.

3. Empfänger Ihrer Daten

Zur Bereitstellung unserer Dienstleistungen arbeiten wir mit externen Dienstleistern zusammen, die in unterschiedlichem Umfang Zugriff auf personenbezogene Daten erhalten können.

a) Auftragsverarbeiter

Diese Dienstleister verarbeiten Daten ausschließlich nach unseren Weisungen:

Hosting & Infrastruktur:

Terminbuchung & Live-Trainings:

KI-Dienste:

E-Mail:

Analyse & Monitoring:

Cookie-Management:

b) Eigenverantwortliche Empfänger

Diese Dienstleister entscheiden eigenständig über die Verarbeitung der Daten:

Zahlung:

Marketing (nur mit Einwilligung):

c) Sonstige Empfänger

Im Einzelfall können wir Daten auch an folgende Empfänger übermitteln:

4. Datenübermittlung in Drittländer

Wir bemühen uns, Ihre Daten ausschließlich innerhalb der Europäischen Union (EU) bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) zu verarbeiten. Unsere Infrastruktur, einschließlich Datenbanken und KI-Dienste, wird auf europäischen Servern betrieben.

Soweit wir Dienstleister einsetzen, die ihren Sitz außerhalb der EU/des EWR haben (insbesondere in den USA), stellen wir sicher, dass ein angemessenes Datenschutzniveau gewährleistet ist. Dies erfolgt durch:

5. Speicherdauer und Löschung

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten nur so lange, wie es für die jeweiligen Verarbeitungszwecke erforderlich ist. Die Dauer der Speicherung richtet sich nach den folgenden Kriterien:

a) Vertragserfüllung

Soweit die Verarbeitung zur Durchführung eines Vertrages erfolgt, speichern wir Ihre Daten für die Dauer der Vertragsbeziehung einschließlich der Anbahnung und Abwicklung (Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO).

b) Berechtigte Interessen

Soweit die Verarbeitung zur Wahrung berechtigter Interessen erfolgt, speichern wir Ihre Daten bis zur Erreichung des jeweiligen Verarbeitungszwecks oder bis Sie der Verarbeitung widersprechen (Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO, Art. 21 DSGVO).

c) Einwilligung

Soweit die Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung beruht, speichern wir Ihre Daten bis zum Widerruf der Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO, Art. 7 Abs. 3 DSGVO).

d) Gesetzliche Aufbewahrungspflichten

Auch nach Erreichung des ursprünglichen Verarbeitungszwecks kann eine weitere Speicherung erforderlich sein, um gesetzliche Aufbewahrungspflichten zu erfüllen. Dies betrifft insbesondere:

e) Rechtsdurchsetzung

Zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen können wir Daten bis zum Ablauf der gesetzlichen Verjährungsfristen speichern. Die regelmäßige Verjährungsfrist beträgt gemäß §§ 195, 199 BGB drei Jahre, in Ausnahmefällen bis zu 30 Jahre (§ 197 BGB).

f) Konkrete Speicherfristen

Die konkreten Speicherfristen für die einzelnen Verarbeitungstätigkeiten entnehmen Sie bitte den jeweiligen Abschnitten dieser Datenschutzerklärung:

Nach Ablauf der jeweiligen Speicherfrist werden Ihre Daten gelöscht oder anonymisiert, sofern keine weitergehenden Aufbewahrungspflichten bestehen.

6. Ihre Rechte

Als betroffene Person haben Sie folgende Rechte, die Sie jederzeit über die unter Ziffer 1 genannten Kontaktdaten geltend machen können:

a) Auskunftsrecht (Art. 15 DSGVO)

Sie haben das Recht, eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob wir personenbezogene Daten von Ihnen verarbeiten. Ist dies der Fall, haben Sie Anspruch auf Auskunft über diese Daten sowie auf weitere Informationen wie Verarbeitungszwecke, Kategorien der Daten, Empfänger und geplante Speicherdauer.

b) Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)

Sie haben das Recht, die unverzügliche Berichtigung unrichtiger Daten sowie die Vervollständigung unvollständiger Daten zu verlangen.

c) Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO)

Sie haben das Recht, die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, sofern einer der gesetzlichen Gründe vorliegt, z.B. wenn die Daten für die Zwecke, für die sie erhoben wurden, nicht mehr erforderlich sind oder wenn Sie Ihre Einwilligung widerrufen haben.

d) Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)

Sie haben das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten zu verlangen, z.B. wenn Sie die Richtigkeit der Daten bestreiten oder die Verarbeitung unrechtmäßig ist, Sie aber keine Löschung wünschen.

e) Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)

Sie haben das Recht, die Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten. Sie können diese Daten einem anderen Verantwortlichen übermitteln oder von uns verlangen, dass wir dies tun, soweit es technisch machbar ist.

f) Widerrufsrecht bei Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Sofern Sie uns eine Einwilligung zur Datenverarbeitung erteilt haben, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt davon unberührt.

g) Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO)

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer Daten gegen die DSGVO verstößt.

7. Widerspruchsrecht

a) Widerspruch aus besonderen Gründen (Art. 21 Abs. 1 DSGVO)

Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten Widerspruch einzulegen, soweit diese auf Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO (berechtigtes Interesse) beruht. Wir verarbeiten Ihre Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe nachweisen, die Ihre Interessen überwiegen.

b) Widerspruch gegen Direktwerbung (Art. 21 Abs. 2 DSGVO)

Soweit wir Ihre Daten für Direktwerbung verarbeiten, haben Sie das Recht, jederzeit ohne Angabe von Gründen Widerspruch einzulegen. Wir werden Ihre Daten dann nicht mehr für Werbezwecke verwenden.

c) Ausübung des Widerspruchsrechts

Ihren Widerspruch richten Sie bitte an:support@relationflow.io

8. Bereitstellung von Daten

Es besteht keine gesetzliche oder vertragliche Pflicht, uns Ihre personenbezogenen Daten bereitzustellen. Wenn Sie bestimmte Daten nicht angeben möchten, kann dies jedoch dazu führen, dass wir unsere Dienstleistungen nicht oder nicht vollständig erbringen können – insbesondere die Registrierung, Nutzung der Plattform oder Bearbeitung Ihrer Anfragen.

Freiwillige Angaben sind in unseren Formularen entsprechend gekennzeichnet.

9. Automatisierte Entscheidungen

Wir setzen keine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne von Art. 22 Abs. 1 und Abs. 4 DSGVO ein, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfaltet oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt.

Diese Datenschutzerklärung hat den Stand vom 4. August 2026. Durch die Weiterentwicklung unserer Website, Produkte und Dienstleistungen oder aufgrund geänderter gesetzlicher bzw. behördlicher Vorgaben kann es notwendig werden, diese Datenschutzerklärung anzupassen. Die aktuelle Fassung finden Sie jederzeit auf unserer Website.